Aspectos generales de nomina

FUNDAMENTACIÓN, TEÓRICA Y LEGAL

BASES TEÓRICAS

La administración



Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.



Según Harold Koontz y Heinz Weihrich lo definen de la siguiente manera:



La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.



Según Idalberto Chiavenato define la administración como:



Interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante la planeación





Empresa



La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio.





Algunos autores la definen de la siguiente manera:



Son unidades sociales (o agrupaciones humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos específicos. (Idalberto Chiavenato)



La empresa es un sistema o patrón de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de operación. (Harold Koontz y Heinz Weihrich)





Nómina

Es un documento de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten servicios en las empresas ya sean devengados o descuentos en una relación laboral deben percibir haberes.

En la nómina va escrita la lista de personas que trabajan en una oficina, el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa hace a estos.

La preparación de cheques de nómina constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.




Partes de la Nómina



Asignaciones Deducciones

 Sueldo o salario.

 Bono por asistencia.

 Horas extraordinarias.

 Suplencias.

 Vacaciones.

 Comisiones.

 Retroactivo.

 Día de descanso.

 Bono nocturno.

 Sobretiempo en feriados.

 Permiso remunerado.

 Prima por matrimonio

 Prima por hijos.  Seguro social.

 Seguro de paro forzoso.

 Impuesto sobre la renta.

 Sindicato.

 Caja de ahorro.

 Seguro de hospitalización

 Política habitacional.

 INAVI.

 INCE.

 Comedor.

 Préstamo compañía.

 Crédito comercial.

 Otros



Asignaciones

Son remuneraciones que recibe el trabajador, según las leyes fiscales. Estas asignaciones podrían ser sueldos y salarios, bono por asistencia, horas extraordinarias, suplencias, retroactivos, entre otras.



Deducciones

Son los gastos que conforme a las leyes fiscales se pueden descontar para fijar la utilidad gravable de una empresa. En el Estado de Pérdidas y Ganancias, se agrupan bajo este rubro los gastos que no representan costos de manufactura o de operación, ni compras de materias primas, de mercancías o abastecimientos, sino que tienen un carácter de gastos financieros, como los intereses pagados sobre bonos u obligaciones, hipotecas, documentos por pagar, etc., o que tienen un carácter de pérdidas extraordinarias o imprevistas.



Sueldos y Salarios

El salario constituye el centro de las relaciones de intercambio entre las personas y las empresas. Todas las personas dentro de las empresas ofrecen su tiempo y su esfuerzo, y a cambio reciben dinero, lo cual representa el intercambio de una equivalencia entre derechos y responsabilidades recíprocas entre el empleado y el empleador. El concepto del salario ha evolucionado con el progreso y hoy constituye uno de los problemas mas complejos de la organización económica y SOCIAL de los pueblos. Los desequilibrios son capaces de provocar las mas graves perturbaciones (huelgas, alzamientos, revoluciones, etc.) mas d los dos tercios de la población mundial dependen, para su existencia, de las rentas que el trabajo por cuenta ajena proporciona.





Horas extraordinarias

Son las prestadas fuera de la jornada normal diaria de trabajo y ningún Profesional Universitario podrá laborar más de diez (10) horas extraordinarias por semana, ni más de cien (100) horas extraordinarias por año.





Vacaciones



El período de vacaciones anuales retribuidas, no sustituibles por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.

Comisiones



Es el porcentaje o capacidad determinada que se cubre al acreedor por el servicio del crédito otorgado, pudiéndose aplicar sobre los saldos deudores de un préstamo





Retroactivo



Es un monto de dinero acumulado de meses, días o años, que no se han pagado en término. Si es en sueldo puede ser un aumento no pago, si es jubilaciones lo mismo y puede ser acumulativo hasta el momento del cobro





Bono nocturno

Es el recargo que el Profesional Universitario recibe sobre el Salario Normal cuando ejecuta labores correspondientes a la Jornada Nocturna.



Permiso remunerado

Es aquel que se concede con pago de ese tiempo que están fuera de tu trabajo, el cual puede ser como cuando tienes alguna incapacidad por cuestión medica.



Permiso no remunerado

Es cuando no se te paga ese tiempo, por ejemplo cuando tu solicitas algunos días de permiso para arreglar asuntos personales.





Seguro Social Obligatorio



Es un beneficio de ley que (en teoría) protege a aquellas personas bajo una relación laboral en aquellas contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso.





Paro forzoso

Consiste en la falta o privación del empleo, experimentado por causas ajenas a un asalariado apto para el trabajo y en condición de hacerlo y n o encuentra dónde, a pesar en ir en su busca. El paro forzoso es una amenaza al trabajo, una institución de vital importancia como para la obtención de un medio de subsistencia para él y su familia.



Impuesto sobre la Renta (ISLR)

Es un Impuesto que se le paga al estado venezolano (a través del Seniat) sobre las ganancias obtenidas en el año fiscal.



Sindicato

Es una organización integrada por trabajadores en defensa y promoción de sus intereses sociales, económicos y profesionales relacionados con su actividad laboral o con respecto al centro de producción (fábrica, taller, empresa) o al empleador con el que están relacionados contractualmente.







Caja de ahorro



Es una entidad de crédito similar a un banco, sin embargo, se diferencian únicamente por su carácter legislativo





Seguro de Hospitalización

Es similar al de Gastos Médicos Mayores, es decir re-integran los gastos incurridos ya sea directamente al paciente o pagan una porción al hospital.





Política Habitacional



Se refiere al financiamiento otorgado a los beneficiarios para la adquisición de vivienda con recursos del Fondo Mutual Habitacional.





Préstamo



Es una operación por la cual una entidad financiera pone a nuestra disposición una cantidad determinada de dinero mediante un contrato. En un préstamo nosotros adquirimos la obligación de devolver ese dinero en un plazo de tiempo establecido y de pagar unas comisiones e intereses acordados.





Crédito comercial



Es aquél que extiende una organización a otra empresa de negocios. Puede ocurrir en forma explícita por medio de la emisión de una letra de cambio, o es posible que surja de retrasos en los recibos y pagos por servicios realizados. Puede tener una influencia importante sobre la política económica, porque como un todo es una fuente importante de recursos de financiamiento, comparable por ejemplo con los créditos bancarios; aunque a diferencia de éstos, los créditos comerciales no entran bajo el control directo de las autoridades.





Facturas



La factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador).



Rojas (2006) define a la factura como el documento o instrumento en el cuál se registra los movimientos u operaciones de venta o servicios que están sujetos al control administrativo, contable y tributario de determinado país. Contiene datos que permite identificar y contextualizar la información en el tiempo, espacio y control determinado. En ese sentido, este documento es un aval para cualquier examen o control en las empresas y la emisión de facturas debe ser objeto a la administración tributaria. En Venezuela se cuenta con legislación sobre facturas en la cual el IVA es sujeto de control de acuerdo a las características que se exige en la respectiva norma.





Recibo o listines de pago

El recibo o listín de pago es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de parte de la empresa una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.





Cuentas por pagar (CxP)

Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.

Prestamos de instituciones de crédito, de particulares, de compañías filiales, de accionistas o funcionarios, etc., prestados tanto por adeudos obtenidos a través de contratos formales de crédito, como por adeudos amparados por simples títulos de crédito o bien por créditos no documentados en los cuales existía un convenio escrito acerca del vencimiento.





Cuentas por Cobra (CxC)



Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de prestamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados.





Servicio especial de vigilancia



Este servicio se hace los días de fiestas u ocasiones especiales como 24 de junio, 24 de julio, carnaval, entre otros. Por lo tanto el cliente deberá pagar doble por ese día.





Libros de contabilidad



Son aquellos en los cuales se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios o constituyen el resumen de la información contable originada por las transacciones realizadas entre diversas partes.





Libro de compra y venta



Son los libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo.

El impuesto al Valor Agregado (IVA)



Es un impuesto que se aplica sobre los bienes y prestaciones de servicios y sobre las importaciones definitivas de bienes, en todo el territorio de la nación.



Enciclopedia de Columbia (2003), describe:



“Un impuesto sobre el valor añadido (IVA), es una tasa evaluada por las empresas en contra de un gobierno, en diversos puntos de la producción destinada a los bienes o servicios (Por lo general cada vez que un producto es revendido, el valor de la tasa se añade al mismo)





El Impuesto sobre la Renta.

El Impuesto Sobre la Renta grava la renta, es decir, la ganancia que produce una inversión o la rentabilidad del capital. También puede ser el producto del trabajo bajo relación de dependencia o lo producido por el ejercicio de una profesión liberal.





BASES LEGALES





Las facturas



En la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.997, del 19 de agosto de 2008, fue publicada la Providencia Administrativa Nº SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos, que deroga (i) la Providencia Administrativa Nº 0591, dictada por el SENIAT, que regulaba la misma materia; y (ii) el artículo 12 de la Providencia Administrativa Nº 0592, también dictada por el SENIAT, que establece las Normas Relativas a Imprentas y Máquinas Fiscales para la Elaboración de Facturas y Otros Documentos, regla por la cual se obligaba a la nueva imprenta autorizada que fuere contratada por un emisor de facturas que contrataba sus servicios de impresión con un nuevo impresor, a notificar al SENIAT de tal circunstancia y a esperar la publicación de la notificación en el Portal Fiscal de la Administración Tributaria (http://www.seniat.gob.ve/) para proceder a la nueva impresión.



Por otra parte, la Providencia Nº 257 elimina una polémica prohibición contenida en la anteriormente vigente Providencia Nº 591, en lo relativo al empleo de más de un medio de facturación en los casos de sujetos obligados al uso de formatos elaborados por imprentas autorizadas, ex artículo 9 de esta última. Asimismo, los sujetos obligados al empleo de máquinas fiscales podrán emitir sus facturas y otros comprobantes mediante formatos elaborados por imprentas autorizadas en el caso que la máquina fiscal no sea capaz de imprimir el nombre y número de Registro de Información Fiscal (RIF) del adquirente, y el comprobante sea utilizado por éste como prueba del gasto a los fines de su deducción en el impuesto sobre la renta o la operación se realice entre contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado. A esta última disposición se agrega el supuesto en que el adquirente requiera del emisor de la factura o documento equivalente más de una copia del comprobante respectivo.





Ley de impuesto al valor agregado



En el artículo N° 01, indica que:

“Es un tributo que grava la enajenación de bienes muebles, la prestación de servicios y la importación de bienes, en todo el territorio nacional, que deberán pagar las personas naturales o jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y demás entes jurídicos y económicos, públicos o privados, que en su condición de importadores de bienes habituales o no, de fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios independientes, realizan las actividades definidas por la ley como hecho imponible”.



El referido artículo expresa que el IVA es un impuesto nacional a los consumos que tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del proceso económico, en proporción al valor agregado del producto, así como sobre la realización de determinadas obras y locaciones, y la prestación de servicios.



En el artículo N° 3, indica que:

“Constituyen hechos imponibles a los fines de esta ley, las siguientes actividades, negocios jurídicos u operaciones:

1. La venta de bienes muebles corporales, incluida la de partes alícuotas en los derechos de propiedad sobre ellos, así como el retiro o desincorporación de bienes muebles realizados por los contribuyentes de este impuesto.

2. La importación definitiva de bienes muebles.

3. La prestación a título oneroso de servicios independientes ejecutados o aprovechados en el país, incluyendo aquellos que provengan del exterior, en términos de esta ley. También constituye hecho imponible, el consumo de los servicios propios del objeto, giro o actividad del negocio, en los casos a que se refiere el numeral 4 del artículo N° 4 de esta ley.

4. La venta de exportación de bienes muebles corporales y la exportación de servicios”.

La realidad social tributaria como ventas, importaciones, prestaciones, prestación de servicios y exportaciones, entre otras actividades, constituyen situaciones para generar tributos de acuerdo con el artículo antes descrito.









Libros de compra y venta

Además de los libros obligatorios que establece el Código de comercio son obligatorios los libros de compra y venta, de acuerdo con la Ley del impuesto al valor agregado.





Libros de Venta



Según lo establecido en el reglamento del IVA, en el artículo siguiente se expresan las exigencias que se deben tomar en la elaboración de los libros de venta:



Artículo N° 76:

“Los contribuyentes deberán dejar constancia de los siguientes datos:

1. La fecha y el número de la factura, comprobantes y otros documentos equivalentes, notas de débito o de crédito y de la guía o declaración de exportación.

2. El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptor del servicio, cuando se trate de una persona natural. La denominación o razón social si se trata de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y otros entes económicos o jurídicos, públicos o privados.

3. Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del comprador de los bienes o receptor del servicio.

4. El valor total de las ventas, o prestaciones de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando además el monto del débito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada alícuota.

Libros de compra

Según lo establecido en el reglamento del LIVA, Decreto N° 206, Caracas, 9 de julio de 1999, en su Sección II, de los libros de compra, en el artículo siguiente se expresan las exigencias que se deben tomar en la elaboración de un libro de compra.



Articulo N° 75:

“Los contribuyentes ordinarios del impuesto deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el libro de compra, los siguientes datos:

1. La fecha y el número de la factura, nota de débito, de crédito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepción de servicios, y la declaración de aduanas, presentada con motivo de la importación de bienes o la recepción de servicios provenientes del exterior. Asimismo, deberán registrarse iguales datos de los comprobantes y documentos equivalentes correspondientes a la adquisición de bienes y servicios.

2. El nombre y apellido del vendedor o de quien prestó el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominación o razón social del vendedor o prestador del servicio, en los casos de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y demás entidades económicas o jurídicas, públicas o privadas.

3. Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del Vendedor o de quien preste servicio, cuando corresponda.

4. El valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas o exoneradas, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

5. El valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.”





















































CAPITULO III





CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES





Conclusiones



MORMAR C.A es una empresa que maneja el área de Seguridad Integral, de carácter civil uniformada, disciplinada, técnica y profesional, en la cual predomina una mística de velar siempre por el estricto cumplimiento del desempeño de todos los oficiales de seguridad en las labores diarias, dentro del perímetro asignado de servicio.



 La empresa no cuenta con manuales de normas y procedimientos para cada departamento. Toda empresa debe contar con estos manuales de normas y procedimientos porque son documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.





 La jefa del departamento de nomina; es la misma que elabora las facturaciones para los clientes de la empresa. Es importante que en las organizaciones exista un departamento de nomina y otro de facturación, de esta manera se ahorrara tiempo, la labor se hará de forma eficiente, satisfactoria y sin sobrecargos de trabajo para la persona que lo realiza.



 Los listines de pago no se archivan en el tiempo adecuado y no existe un archivador para la seguridad de los mismos. Estos recibos se deben archivar en un tiempo estimado y se requiere de un archivador para proteger de forma ordenada, segura y que sea mas fácil la búsqueda cuando requieran algún recibo de pago.





 El espacio físico donde se encuentra ubicado el departamento de administración no es el más indicado para que las personas ejerzan su trabajo en un ambiente agradable y de confort.





 Existe una relación cordial y de compañerismo con el personal que labora en esta empresa, esto resulta de gran valor y eficiencia, ya que siempre están dispuestos a compartir sus experiencias y conocimientos en el campo laboral.























Recomendaciones





 La empresa debe elaborar manuales de normas y procedimientos para que el personal a contratar o los pasantes puedan tener una inducción profesional en cuanto al departamento en donde van a realizar su trabajo; de esta forma la labor se cumplirá de manera satisfactoria y así se alcanzaran los objetivos propuestos por la organización.





 Se debe contratar un personal capacitado para que elabore las facturaciones a los diferentes clientes de la empresa.





 Se deberá dialogar con cada uno de los supervisores; de esta manera al momento de una auditoria externa tener los listines de pago debidamente archivados y que la empresa no reciba sanciones.





 Es necesario que exista un espacio físico adecuado y que brinde la comodidad necesaria para que cada una de las personas puedan realizar su trabajo con eficiencia.


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